展示会出展の費用

展示会出展とは

展示会出展とは、特定の業界やテーマで開かれる展示会に、ブースを構えて参加し、自社の商品やサービスを紹介することです。展示会には、その業界に関心のある企業や担当者が、多く来場します。出展企業は、来場者に直接、商品を見せ、説明し、名刺交換をして、見込み客との接点をつくります。とくに、企業間で取引を行うBtoBのビジネスで、重要な営業・集客の場となっています。

展示会の大きな特徴は、見込み客と、対面で直接やりとりできる点です。Webサイトや広告では伝えきれない商品の魅力を、実物を見せたり、その場で質問に答えたりしながら、じっくり伝えられます。また、来場者は、その業界の情報を積極的に集めに来ている、関心の高い層です。そうした関心の高い人と、短い期間で一度に多く出会えることは、展示会ならではの大きな価値です。対面でのやりとりを通じて、信頼関係の第一歩を築けることも、大きな魅力です。名刺一枚のやりとりや、その場での短い会話が、後の大きな取引のきっかけになることも少なくありません。画面越しでは伝わりにくい、担当者の人柄や、商品にかける思いまで伝えられるのが、対面の場ならではの強みです。広告予算全体の考え方は 広告予算の立て方と配分の考え方 もあわせてご覧ください。

出展のメリット

展示会に出展するメリットには、次のようなものがあります。

• 見込み客との直接接点：関心の高い来場者と、対面で出会える
• 商品を実感してもらえる：実物やデモで、魅力を直接伝えられる
• 多くの名刺・情報を獲得：短期間で、多くの見込み客情報を集められる
• 認知の向上：業界内での自社の存在を、広く知ってもらえる

とくに大きいのが、関心の高い見込み客と、短期間で、まとめて出会える点です。通常の営業活動では、見込み客一人ひとりにアプローチするのに、多くの時間がかかります。展示会では、その業界に関心のある人が、自ら会場に足を運んでくれます。そうした人と、数日間で、多く接点を持てることは、効率的です。獲得した名刺や見込み客情報は、展示会後の営業活動の、貴重な財産になります。対面での出会いは、その後の商談にもつながりやすく、成果に結びつく可能性が高い接点だといえます。

費用の内訳

展示会出展にかかる費用は、いくつもの要素から成り立ちます。主なものは次のとおりです。

• 出展料：展示会にブースを出すための、基本的な費用
• ブースの装飾・設営費：ブースをデザインし、作り上げる費用
• 販促物の制作費：パンフレットや展示物などの制作費
• 人件費・運営費：当日の対応や、準備にかかる費用

展示会出展の費用を考えるときに大切なのは、出展料だけでなく、これらすべての費用を、あわせて見積もることです。出展料は、費用全体の一部にすぎません。ブースの装飾や、販促物の制作、当日の運営など、さまざまな費用が加わり、総額は出展料の何倍にもなることがあります。予算を組むときに、出展料だけを見て判断すると、あとから想定外の費用がかさみ、費用対効果が下がってしまいます。かかる費用の全体像を、あらかじめ把握しておくことが重要です。

出展料とブース費用

展示会出展の中心となる費用が、出展料です。出展料は、ブースの広さ（区画の数）に応じて決まるのが一般的で、広いブースを構えるほど、費用は高くなります。まずは、自社の目的や予算に合った広さのブースを選ぶことが、費用計画の出発点です。大きなブースは目立ちますが、その分、費用も、装飾や運営の手間も増えます。

次に大きいのが、ブースの装飾・設営費です。何もない区画に、自社の商品を効果的に見せられるよう、ブースを作り上げる費用です。装飾のこだわり方によって、費用は大きく変わります。凝ったデザインにすれば、来場者の目を引きやすくなりますが、費用も高くなります。一方、シンプルな装飾なら、費用を抑えられます。大切なのは、豪華さを競うことではなく、自社の商品の魅力が伝わり、来場者に立ち寄ってもらえるブースにすることです。目的と予算に応じて、装飾の内容を決めることが大切です。

見落としがちな費用

展示会出展では、出展料やブース費用のほかにも、さまざまな費用がかかります。これらは見落とされがちですが、あわせて考えておくべきものです。まず、販促物の制作費です。来場者に配るパンフレットやチラシ、ノベルティ、展示するパネルや資料などの制作に、費用がかかります。これらは、来場者に自社を印象づけ、後の商談につなげるために、重要なものです。

また、当日の運営にかかる費用も見落とせません。ブースに立つスタッフの人件費や、遠方の展示会であれば、交通費や宿泊費もかかります。さらに、展示物の輸送費や、電気などの設備使用料が必要なこともあります。加えて、展示会への集客のために、事前に案内を送るなどの費用がかかることもあります。こうした細かな費用を積み重ねると、総額は大きくなります。出展を計画する際は、こうした見落としがちな費用も含めて、全体の予算を組むことが、費用対効果を正しく見極める鍵になります。

出展前の準備

展示会で成果を出すには、出展前の準備が、きわめて重要です。まず、出展の目的を明確にすることです。新しい見込み客を集めたいのか、既存の顧客との関係を深めたいのか、新商品を広く知ってもらいたいのか——目的によって、ブースの作り方も、当日の対応も変わります。目的があいまいなまま出展すると、費用をかけたわりに、成果につながりません。

また、当日、どんな来場者に、何を伝えるかを、あらかじめ考えておくことも大切です。自社が接点を持ちたい相手を想定し、その人に響く見せ方や、伝えるメッセージを準備します。さらに、獲得した見込み客情報を、展示会後にどう活用するかまで、あらかじめ計画しておくことが重要です。展示会は、当日がゴールではなく、その後の商談につなげることが目的です。事前の準備の質が、展示会の成果を大きく左右します。周到に準備をして臨むことが、費用を無駄にしないための前提です。

当日の対応

展示会当日は、限られた時間のなかで、いかに多くの、質の高い接点をつくるかが勝負です。まず、来場者に、ブースに立ち寄ってもらう工夫が必要です。何を扱っている企業なのかが、通りかかった人にひと目で分かるようにし、興味を引く展示や、声かけで、足を止めてもらいます。多くのブースが並ぶなかで、埋もれずに、来場者の目に留まることが大切です。

ブースに来てくれた来場者には、丁寧に、しかし要点を押さえて対応します。展示会では、一人の来場者に長く時間をかけすぎると、他の来場者との接点を逃してしまいます。相手の関心を素早くつかみ、要点を伝え、関心の高い相手とは、後日あらためて商談する約束を取りつける、といった流れが効率的です。また、対応したスタッフが、来場者の情報や、話した内容を記録しておくことも重要です。この記録が、展示会後のフォローの質を左右します。当日の対応の質が、成果に直結します。

出展後のフォロー

展示会の成果は、実は、出展後のフォローで決まるといっても過言ではありません。展示会で名刺を交換し、見込み客情報を集めても、その後、何もアプローチしなければ、せっかくの接点は活きません。多くの見込み客は、展示会で興味を持っても、時間が経てば、その企業のことを忘れてしまいます。だからこそ、展示会後、できるだけ早く、フォローの連絡をすることが大切です。

フォローでは、来場のお礼を伝えるとともに、その相手の関心に合わせた情報を提供し、次のステップ（商談や打ち合わせ）につなげます。当日、記録しておいた来場者の情報が、ここで役立ちます。関心の高かった相手には、優先的に、丁寧にアプローチします。展示会で得た多くの接点を、一つひとつ、商談へと育てていく——この地道なフォローの積み重ねが、展示会にかけた費用を、成果に変えます。出展して終わりではなく、その後のフォローまでを、展示会の取り組みとして計画することが大切です。

費用対効果の考え方

展示会は、まとまった費用がかかるため、費用対効果を意識することが欠かせません。費用対効果を考えるには、出展にかかった総額に対して、どれだけの成果が得られたかを見ます。成果とは、獲得した見込み客の数や、そこから生まれた商談、最終的な受注などです。展示会後のフォローを通じて、どれだけの商談や受注につながったかを追うことで、その出展が費用に見合ったかを判断できます。

大切なのは、展示会の成果を、当日の名刺の枚数だけで判断しないことです。名刺を多く集めても、商談や受注につながらなければ、意味がありません。逆に、名刺の数は少なくても、質の高い見込み客と出会い、大きな受注につながれば、費用対効果は高いといえます。展示会の費用対効果は、当日ではなく、その後のフォローを通じた成果で決まります。出展を繰り返すなかで、費用対効果を検証し、次の出展の判断や、進め方の改善に活かしていくことが大切です。

注意点

展示会出展に取り組む際には、いくつか注意すべき点があります。まず、出展そのものが目的化しないようにすることです。「毎年出ているから」「競合が出ているから」という理由だけで、目的もあいまいなまま出展を続けると、費用をかけても成果につながりません。なぜ出展するのか、何を得たいのかを明確にし、それに向けて準備することが大切です。惰性での出展は、費用の無駄になりがちです。

また、費用をかければ成果が出る、というわけではないことにも、注意が必要です。豪華なブースを構えても、目的や準備、当日の対応、その後のフォローがともなわなければ、成果にはつながりません。逆に、費用を抑えたブースでも、周到な準備と丁寧なフォローで、大きな成果を上げることもあります。展示会の成果を決めるのは、費用の大きさではなく、取り組みの質です。限られた費用を、どこに、どう使えば効果的かを考え、準備からフォローまで、一貫して質を高めることが大切です。

費用を分割で平準化する

展示会出展は、出展料、ブースの装飾費、販促物の制作費、当日の運営費など、さまざまな費用が、出展のタイミングに集中して発生します。とくに、大きなブースを構えたり、複数の展示会に出展したりする場合は、まとまった費用の負担が大きくなります。展示会の成果、つまり商談や受注が、実際の売上として表れるまでには、フォローの期間を含め、一定の時間がかかります。先に費用が出ていくことは、資金繰りの負担になります。

こうした費用を、月々の分割払いにして平準化できれば、負担を抑えながら、展示会に取り組めます。まとまった費用を一括で負担するのではなく、月々に分けることで、手元資金を厚く保てます。展示会で得た見込み客を、じっくりと商談へ育て、成果に変えていくためにも、その間の資金の負担をならしておくことは有効です。制作費・広告費の分割払いについては 制作費を分割払いにする方法 をご覧ください。

※出展費用100万円・12ヶ月分割の場合の目安。

よくある質問

まとめ

• 展示会出展は関心の高い見込み客と対面で出会えるBtoBに有力な手段
• 費用は出展料だけでなく装飾・制作・運営費まであわせて見積もる
• 成果の鍵は出展前の準備・当日の対応・出展後のフォロー
• 費用の大きさより取り組みの質。費用は分割払いで平準化できる

※本記事の金額は一般的な目安であり、実際の条件は個別のサービス・契約により異なります。掲載時点の情報にもとづいており、最新の内容は各サービスの公式情報をご確認ください。