ウェビナー開催の費用

ウェビナーとは

ウェビナーとは、オンラインで開催するセミナーのことです。「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた言葉で、インターネットを通じて、参加者に、講演やプレゼンテーション、商品説明などを届けます。参加者は、自分のパソコンやスマートフォンから、場所を問わず参加できます。企業が、見込み客に対して、自社の商品やサービス、専門的な知識を伝える手段として、広く使われています。

ウェビナーの大きな特徴は、オンラインならではの、場所を問わない点です。会場に足を運ぶ必要がないため、遠方の見込み客も、気軽に参加できます。企業側も、会場を用意する必要がなく、比較的手軽に開催できます。とくに、企業間で取引を行うBtoBのビジネスで、見込み客を集め、自社の価値をじっくり伝える手段として、有力です。対面のセミナーに比べ、参加のハードルが低く、多くの人に届けられることが、ウェビナーの魅力です。参加する側も、移動の時間や交通費をかけずに、興味のあるテーマだけを気軽に聞けるため、これまでセミナーに足を運ばなかった層にも、参加してもらいやすくなります。広告予算全体の考え方は 広告予算の立て方と配分の考え方 もあわせてご覧ください。

開催のメリット

ウェビナーを開催するメリットには、次のようなものがあります。

• 場所を問わず集客できる：遠方の見込み客にも、参加してもらえる
• 会場費がかからない：物理的な会場が不要で、費用を抑えられる
• じっくり価値を伝えられる：まとまった時間で、深く説明できる
• 見込み客情報を得られる：参加申込を通じて、見込み客の情報を集められる

とくに大きいのが、場所の制約なく、多くの見込み客を集められる点です。対面のセミナーでは、会場に来られる範囲の人しか、参加できません。ウェビナーなら、遠方の人も、移動の負担なく参加できるため、より広い範囲から、見込み客を集められます。また、会場を借りる費用がかからないため、対面のセミナーに比べて、費用を抑えられることも利点です。参加者の申込を通じて、見込み客の情報を得られ、その後の営業活動につなげられることも、ウェビナーの価値です。集客のしやすさと、費用の抑えやすさを両立できます。

対面セミナーとの違い

ウェビナーと、対面のセミナーには、それぞれ特徴があります。対面のセミナーは、参加者と、同じ場所で直接顔を合わせるため、その場の熱気や、人と人との距離の近さを感じられます。参加者どうしの交流や、講演後の名刺交換など、対面ならではの接点も生まれます。一方で、会場に来られる範囲の人しか参加できず、会場費もかかります。

ウェビナーは、場所を問わず参加でき、費用も抑えられますが、対面ほどの臨場感や、深い関係づくりは難しい面があります。画面越しのため、参加者の反応が見えにくかったり、参加者が途中で離脱しやすかったりといった課題もあります。どちらが優れているというわけではなく、それぞれに長所と短所があります。目的や、届けたい相手に応じて、使い分けたり、組み合わせたりすることが大切です。まず幅広く集客したいならウェビナー、深い関係を築きたいなら対面、といった使い分けが考えられます。

費用の内訳

ウェビナーの開催にかかる費用は、いくつかの要素から成り立ちます。主なものは次のとおりです。

• 配信ツールの費用：ウェビナーを配信するためのツールの利用料
• 集客の費用：参加者を集めるための、広告や告知にかかる費用
• 制作・準備費：資料や、当日の内容を準備する費用
• 機材・運営費：配信の機材や、当日の運営にかかる費用

ウェビナーは、会場費がかからない分、対面セミナーより費用を抑えやすいものの、これらの費用は、あわせて考えておく必要があります。とくに、見落とされがちなのが、集客の費用です。ウェビナーは、開催するだけでは、参加者は集まりません。参加者を集めるための告知や広告に、費用がかかります。また、質の高い内容を届けるための、資料の準備や、配信の機材にも、費用が必要です。開催そのものだけでなく、集客から準備まで、全体の費用を見積もることが大切です。

配信ツールの費用

ウェビナーを配信するには、専用の配信ツールが必要です。配信ツールは、多くが月額制で提供されており、参加できる人数や、使える機能によって、料金が変わります。少人数向けの基本的なものであれば、比較的安価に、あるいは無料で使えるものもあります。一方、大人数が参加でき、高度な機能を備えたものは、費用が高くなります。

ツールを選ぶ際は、自社が開催したいウェビナーの規模や、必要な機能に合ったものを選ぶことが大切です。想定する参加人数に対応しているか、参加者とのやりとり（質疑応答やアンケートなど）ができるか、といった点を確認します。また、参加者にとって、参加しやすいツールであることも重要です。参加の手続きが複雑だと、それだけで参加をあきらめる人もいます。過剰な機能に費用をかけるのではなく、自社の目的に合った、必要十分なツールを選ぶことが、費用を有効に使うポイントです。

集客にかかる費用

ウェビナーの成果を左右するのが、集客です。どれだけ良い内容を準備しても、参加者が集まらなければ、意味がありません。集客には、さまざまな方法があり、それぞれに費用がかかります。自社のメールマガジンや、SNS、Webサイトで告知する方法は、比較的費用を抑えられます。一方、より多くの人に届けるために、広告を出したり、外部の媒体で告知したりする場合は、その分の費用がかかります。

集客の費用を考える際は、どんな人に、何人くらい参加してほしいのかを、明確にすることが大切です。やみくもに多くの人を集めても、自社の見込み客でなければ、成果にはつながりません。自社が接点を持ちたい相手に、的確に届く方法で集客することが、費用を無駄にしないポイントです。すでに接点のある見込み客への告知と、新たな見込み客を集めるための広告を、目的に応じて使い分けることで、効率的に集客できます。メールでの集客は メールマーケティングの費用 もご覧ください。

開催前の準備

ウェビナーで成果を出すには、開催前の準備が重要です。まず、ウェビナーの目的を明確にすることです。見込み客を集めたいのか、既存の顧客との関係を深めたいのか、商品を深く理解してもらいたいのか——目的によって、内容も、集客の仕方も変わります。目的があいまいなまま開催すると、費用と手間をかけても、成果につながりません。

次に、参加者にとって価値のある内容を準備します。ウェビナーは、単なる商品の売り込みの場ではなく、参加者にとって、役立つ情報や、新しい気づきが得られる場であるべきです。売り込みだけを目的にすると、参加者はすぐに見抜き、離れていってしまいます。参加者が「参加してよかった」と感じる内容であってこそ、その後の関係につながります。また、当日、スムーズに配信できるよう、機材や通信環境の確認、進行の段取りなど、技術的な準備も欠かせません。オンラインでは、通信のトラブルが、参加者の体験を損なうため、事前の確認が重要です。周到な準備が、ウェビナーの成果を支えます。

当日の運営

ウェビナー当日は、参加者に、価値のある時間を提供することが第一です。画面越しのため、参加者の集中が途切れやすいことを意識し、分かりやすく、飽きさせない進行を心がけます。一方的に話し続けるのではなく、参加者からの質問を受け付けたり、アンケートを取ったりして、参加者が関わる場面をつくると、集中を保ちやすくなります。参加者とのやりとりは、ウェビナーを、双方向の、生きた場にします。

また、当日の技術的なトラブルへの備えも大切です。通信が途切れたり、音声が聞こえなかったりすると、参加者の体験を損ないます。トラブルが起きたときに、落ち着いて対応できるよう、あらかじめ備えておくことが重要です。可能であれば、進行役とは別に、技術的な対応を担う人を用意しておくと、安心です。参加者が、快適に、内容に集中できる環境を整えることが、当日の運営の要です。丁寧な運営が、参加者の満足と、その後の関係につながります。

開催後のフォロー

ウェビナーの成果は、開催後のフォローで決まるといっても過言ではありません。ウェビナーに参加してくれた見込み客は、自社に、少なからず関心を持っている層です。この関心が冷めないうちに、フォローの連絡をすることが大切です。参加のお礼を伝え、ウェビナーの内容に関連した情報を提供し、次のステップ（個別の商談や、資料の提供など）につなげます。

とくに、ウェビナー中に、質問をしてくれた人や、関心の高い反応を示した人には、優先的に、丁寧にアプローチします。ウェビナーで得た見込み客との接点を、一つひとつ、商談へと育てていくことが、ウェビナーにかけた費用を、成果に変えます。開催して終わりではなく、その後のフォローまでを、ウェビナーの取り組みとして計画することが大切です。また、参加できなかった人に、録画を提供するなど、開催後も、内容を活用する工夫をすることで、ウェビナーの効果を、さらに広げられます。

注意点

ウェビナーに取り組む際には、いくつか注意すべき点があります。まず、参加者の数だけで、成果を判断しないことです。多くの人が参加しても、その後の商談や成果につながらなければ、意味がありません。逆に、参加者が少なくても、質の高い見込み客と出会い、大きな成果につながれば、費用対効果は高いといえます。ウェビナーの成果は、参加者数ではなく、その後のフォローを通じた成果で測ることが大切です。

また、ウェビナーの内容が、売り込みに偏りすぎないよう注意しましょう。参加者は、役立つ情報を期待して参加しています。それなのに、商品の売り込みばかりでは、参加者は失望し、かえって自社への印象が悪くなります。まず、参加者にとって価値のある情報を、しっかり提供したうえで、自然な形で、自社の商品やサービスを紹介する——このバランスが大切です。参加者の期待に応え、信頼を得ることが、長い目で見た成果につながります。参加者の立場を第一に考えた運営を心がけましょう。

費用を分割で平準化する

ウェビナーの開催は、配信ツールの費用、集客の広告費、資料や内容の制作費、機材の費用など、さまざまな費用がかかります。とくに、集客に力を入れたり、質の高い内容を準備したり、継続的に開催したりする場合は、まとまった費用の負担が大きくなります。ウェビナーの成果、つまり商談や受注が、実際の売上として表れるまでには、フォローの期間を含め、一定の時間がかかります。先に費用が出ていくことは、資金繰りの負担になります。

こうした費用を、月々の分割払いにして平準化できれば、負担を抑えながら、ウェビナーに取り組めます。まとまった費用を一括で負担するのではなく、月々に分けることで、手元資金を厚く保てます。ウェビナーで得た見込み客を、じっくりと商談へ育て、成果に変えていくためにも、その間の資金の負担をならしておくことは有効です。制作費・広告費の分割払いについては 制作費を分割払いにする方法 をご覧ください。

※開催費用48万円・12ヶ月分割の場合の目安。

よくある質問

まとめ

• ウェビナーはオンラインで見込み客を集め、価値をじっくり伝えられる手段
• 費用は配信ツール・集客・制作・運営費まであわせて見積もる
• 成果の鍵は開催前の準備・当日の運営・開催後のフォロー
• 参加者数よりその後の成果。費用は分割払いで平準化できる

※本記事の金額は一般的な目安であり、実際の条件は個別のサービス・契約により異なります。掲載時点の情報にもとづいており、最新の内容は各サービスの公式情報をご確認ください。