会社説明会・採用イベントの費用

会社説明会・採用イベントとは

会社説明会・採用イベントとは、企業が、求職者に対して、自社の事業や、仕事の内容、働く魅力などを、直接伝える場です。求職者を集めて、会社の説明をしたり、質問に答えたり、社員と交流してもらったりします。求人票や採用サイトといった、文字や画像だけの情報では伝えきれない、自社の魅力や雰囲気を、対面で、生き生きと伝えられるのが特徴です。

求職者にとって、会社説明会や採用イベントは、その企業を、より深く知る機会です。実際に社員と話したり、会社の雰囲気を感じたりすることで、求人情報だけでは分からなかった、リアルな姿をつかめます。企業にとっては、自社に興味を持ってくれた求職者に、直接、魅力を伝え、応募へと後押しできる、貴重な接点です。求職者と企業が、直接向き合えることが、会社説明会・採用イベントの大きな価値です。採用ブランディングの進め方は 採用ブランディングの進め方 もあわせてご覧ください。

開催のメリット

会社説明会・採用イベントを開催するメリットには、次のようなものがあります。

• 魅力を直接伝えられる：対面で、自社の魅力や雰囲気を生き生きと伝えられる
• 相互理解が深まる：求職者の疑問に答え、お互いの理解を深められる
• 応募の後押し：興味を持った求職者を、応募へと導ける
• ミスマッチの防止：実態を伝え、入社後のギャップを減らせる

とくに大きいのが、自社の魅力を、対面で、直接伝えられる点です。文字や画像だけでは伝わりにくい、社員の人柄や、職場の雰囲気、企業の熱意といったものが、対面なら、しっかり伝わります。求職者は、こうした情報から、「この会社で働きたい」という気持ちを、強めていきます。また、求職者の疑問や不安に、その場で答えられることも、大きな利点です。疑問が解消されれば、求職者は、安心して応募できます。会社説明会・採用イベントは、応募を後押しし、ミスマッチを防ぐ、効果的な手段です。

種類と形式

会社説明会・採用イベントには、いくつかの種類や形式があります。代表的なものを見てみましょう。

• 自社単独の説明会：自社だけで開催し、じっくり魅力を伝える
• 合同説明会：複数の企業が集まるイベントに出展する
• 座談会・交流会：社員と求職者が、くだけた雰囲気で交流する
• 職場見学・体験：実際の職場を見てもらい、仕事を体験してもらう

自社単独の説明会は、自社の魅力を、時間をかけて、じっくり伝えられるのが利点です。一方、合同説明会は、多くの求職者が集まる場に出展するため、自社をまだ知らない求職者とも出会えます。座談会や交流会は、くだけた雰囲気のなかで、社員の生の声を伝えられ、求職者の本音も聞きやすくなります。職場見学は、実際の職場を見せることで、リアルな魅力を伝えられます。どの形式が適しているかは、目的や、届けたい相手によって変わります。自社に合った形式を選ぶことが大切です。

対面とオンライン

近年は、会社説明会や採用イベントを、オンラインで開催することも増えています。対面とオンラインには、それぞれ特徴があります。対面での開催は、自社の雰囲気や、社員の人柄を、じかに感じてもらえるのが強みです。職場を見せたり、社員と直接交流したりと、対面ならではの深い接点を持てます。一方で、会場に来られる範囲の求職者しか、参加できません。

オンラインでの開催は、場所を問わず、遠方の求職者にも参加してもらえるのが利点です。求職者にとっても、移動の負担がなく、気軽に参加できます。会場費もかからないため、費用を抑えられます。一方で、対面ほどの臨場感や、深い関係づくりは難しい面があります。どちらが優れているというわけではなく、目的や、対象に応じて、使い分けたり、組み合わせたりすることが大切です。まず幅広く集めたいならオンライン、深く伝えたいなら対面、といった使い分けが考えられます。

費用の内訳

会社説明会・採用イベントの開催にかかる費用は、いくつかの要素から成り立ちます。主なものは次のとおりです。

• 会場費：対面で開催する場合の、会場を借りる費用
• 集客の費用：参加者を集めるための、告知や広告の費用
• 資料・制作費：説明資料や、配布物を作る費用
• 運営・人件費：当日の運営や、準備にかかる費用

費用は、開催の形式や、規模によって大きく変わります。オンラインで開催すれば、会場費はかかりませんが、配信のためのツールの費用が必要です。合同説明会に出展する場合は、出展料がかかります。また、見落とされがちなのが、集客の費用です。説明会やイベントは、開催するだけでは、参加者は集まりません。参加者を集めるための告知や広告に、費用がかかります。開催そのものだけでなく、集客から準備まで、全体の費用を見積もることが大切です。

合同説明会という選択

採用イベントの一つに、複数の企業が集まって開催される、合同説明会があります。これは、多くの求職者が集まる会場に、自社もブースを出展する形です。合同説明会の利点は、多くの求職者が、自ら会場に足を運んでくれるため、自社をまだ知らない求職者とも、出会える点です。単独での集客が難しい場合でも、合同説明会なら、多くの求職者に、自社を知ってもらえます。

一方で、合同説明会では、多くの企業のなかから、自社のブースに立ち寄ってもらう工夫が必要です。多くの企業が並ぶなかで、埋もれずに、求職者の興味を引くことが求められます。また、一人の求職者に割ける時間が限られるため、短い時間で、自社の魅力を的確に伝える力も必要です。合同説明会は、出会いの間口を広げられる一方、そのなかで自社を印象づける工夫が求められます。出展料という費用もかかるため、その費用に見合う成果が得られるかを、見極めることが大切です。

開催前の準備

会社説明会・採用イベントで成果を出すには、開催前の準備が重要です。まず、開催の目的を明確にすることです。どんな求職者に、何を伝え、どうなってほしいのか——目的によって、内容も、集客の仕方も変わります。目的があいまいなまま開催すると、費用と手間をかけても、成果につながりません。誰に向けたイベントなのかを、はっきりさせることが出発点です。

次に、参加者を集めるための集客です。どれだけ良い内容を準備しても、参加者が集まらなければ、意味がありません。自社の採用サイトや求人媒体、SNSなどで告知し、参加を呼びかけます。また、当日の内容や、進行の段取りも、しっかり準備します。求職者に、何を、どう伝えれば、自社の魅力が伝わり、応募につながるかを考え、内容を組み立てます。周到な準備が、会社説明会・採用イベントの成果を支えます。準備の質が、当日の成果を左右します。

当日の内容作り

会社説明会・採用イベントの当日は、参加してくれた求職者に、自社の魅力を、しっかり伝えることが第一です。ただ、会社の情報を、一方的に説明するだけでは、求職者の心は動きません。求職者が知りたいことを、求職者の視点で伝えることが大切です。仕事のやりがいや、働く環境、社員の姿など、求職者が関心を持つ内容を、生き生きと伝えましょう。

また、一方的に話すだけでなく、求職者が参加できる場面をつくることも効果的です。質疑応答の時間を設けたり、社員との交流の機会をつくったりすることで、求職者は、疑問を解消し、自社への理解を深められます。とくに、実際に働く社員の生の声は、求職者に強く響きます。社員が、自分の言葉で、仕事の魅力を語る場面は、どんな立派な資料よりも、説得力があります。求職者の心を動かし、「この会社で働きたい」と感じてもらえる内容を、工夫することが大切です。

参加率を高める工夫

会社説明会・採用イベントでよくある悩みが、申し込んでくれても、当日、実際には参加しない人がいることです。とくに、無料で参加できるイベントでは、当日、来られなくなる人が一定数出てしまいます。参加率を高めることは、集客にかけた費用や労力を、無駄にしないために重要です。せっかく興味を持ってくれた人に、確実に参加してもらう工夫が求められます。

参加率を高めるには、申し込みから当日までの間に、丁寧な連絡を重ねることが効果的です。申し込みへのお礼や、開催前のリマインドの連絡をすることで、参加への意識を高め、忘れられるのを防げます。また、そのイベントに参加する価値を、あらためて伝えることも大切です。「参加すると、こんなことが得られる」という魅力を伝えることで、参加への意欲が高まります。求職者にとって、参加のハードルを下げ、参加したいと思ってもらう工夫が、参加率を高めます。地道な連絡の積み重ねが、当日の参加につながります。

開催後のフォロー

会社説明会・採用イベントの成果は、開催後のフォローで決まるといっても過言ではありません。イベントに参加してくれた求職者は、自社に興味を持ってくれた、貴重な見込みの候補者です。この関心が冷めないうちに、フォローの連絡をすることが大切です。参加のお礼を伝え、応募の案内をし、疑問があれば、丁寧に答えます。

とくに、イベントで、関心の高い様子を見せてくれた求職者には、丁寧にアプローチします。イベントで得た接点を、応募へと、確実につなげていくことが、開催にかけた費用を、成果に変えます。開催して終わりではなく、その後のフォローまでを、イベントの取り組みとして計画することが大切です。せっかく、対面で良い印象を持ってもらっても、その後の対応がなければ、求職者は、他社に流れてしまいます。丁寧なフォローが、参加者を、応募、そして入社へと導きます。

注意点

会社説明会・採用イベントに取り組む際には、いくつか注意すべき点があります。まず、参加者の数だけで、成果を判断しないことです。多くの人が参加しても、その後の応募や採用につながらなければ、意味がありません。逆に、参加者が少なくても、自社に合う求職者と出会い、採用につながれば、費用対効果は高いといえます。イベントの成果は、参加者数ではなく、その後のフォローを通じた成果で測ることが大切です。

また、自社を、実態以上に良く見せようとしないことも大切です。イベントで、良い面ばかりを強調しすぎると、入社後に「思っていたのと違う」というギャップが生まれ、早期離職につながります。会社説明会・採用イベントは、自社の魅力を伝える場であると同時に、実態を、正直に伝える場でもあります。良い面も、大変な面も、誠実に伝えることで、本当に自社に合う求職者が、応募してくれます。誠実な情報提供が、良い採用につながります。求職者との信頼関係を、大切にしましょう。

採用費の負担を平準化する

会社説明会・採用イベントの開催は、会場費、集客の費用、資料の制作費、運営費など、さまざまな費用が、開催のタイミングに集中して発生します。とくに、規模の大きなイベントや、合同説明会への出展、継続的な開催では、まとまった費用の負担が大きくなります。加えて、採用活動全体では、求人媒体費や人材紹介料も重なり、費用が集中しがちです。

こうした採用費を、月々の分割払いにして平準化できれば、負担を抑えながら、採用に取り組めます。まとまった費用を一括で負担するのではなく、月々に分けることで、手元資金を厚く保てます。イベントで出会った求職者を、じっくりと応募・入社へ育てていくためにも、その間の資金の負担をならしておくことは有効です。詳しくは 採用の紹介料・費用を分割払いにする方法 をご覧ください。

※採用関連費用96万円・12ヶ月分割の場合の目安。

よくある質問

まとめ

• 会社説明会・採用イベントは自社の魅力を対面で直接伝えられる採用手段
• 種類は自社単独・合同説明会・座談会・職場見学、対面とオンラインがある
• 費用は会場費・集客・制作・運営費まであわせて見積もる
• 参加者数よりその後のフォローの成果。採用費は分割払いで平準化できる

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