採用管理システム（ATS）の費用と選び方

採用管理システム（ATS）とは

採用管理システム（ATS）とは、採用活動に関わる情報や業務を、一元的に管理するためのシステムです。応募者の情報、選考の進み具合、面接の日程、採用担当者や現場とのやりとりなど、採用に関わるさまざまな情報を、一つのシステムにまとめて管理できます。ATSは、採用業務を効率化するためのツールです。

採用活動では、複数の求人媒体からの応募者を管理したり、選考の各段階で候補者の状況を把握したり、面接の日程を調整したりと、多くの事務作業が発生します。これらを、表計算ソフトやメールで管理していると、情報が散らばり、抜け漏れや対応の遅れが起きがちです。採用管理システムは、こうした情報と業務を一つにまとめ、採用を、スムーズかつ正確に進められるようにします。応募者が増えるほど、その効果はいっそう大きくなっていきます。採用単価の考え方は 採用単価（採用コスト）の計算方法と目安 をご覧ください。

主な機能

採用管理システムには、採用業務を効率化するための、さまざまな機能があります。代表的なものは次のとおりです。

• 応募者情報の一元管理：複数の媒体からの応募を、まとめて管理する
• 選考状況の可視化：誰が、どの選考段階にいるかを、ひと目で把握できる
• 日程調整：面接の日程調整を、スムーズに行える
• 連絡の効率化：候補者への連絡を、システムから素早く行える
• データの分析：採用活動の状況を、数値で振り返れる

これらの機能によって、これまで手作業で行っていた煩雑な業務が、大幅に効率化されます。とくに、応募者情報の一元管理と、選考状況の可視化は、採用管理システムの中心的な機能です。誰が今どの段階にいて、次に何をすべきかが明確になることで、対応の抜け漏れを防ぎ、採用をスムーズに進められます。また、採用活動をデータで振り返れる機能を使えば、どの媒体からの応募が多いか、どの段階で候補者が離脱しているかなどを把握でき、採用の改善に役立てられます。

導入する理由

採用管理システムを導入する企業が増えている背景には、採用業務の複雑化があります。採用チャネルが多様化し、複数の求人媒体や、人材紹介、自社サイトなど、さまざまな経路から応募が来るようになりました。これらを、バラバラに管理していては、対応が追いつきません。採用管理システムは、こうした複数の経路からの応募を、一つにまとめて管理できるため、業務の煩雑さを解消できます。

また、採用のスピードが、採用の成否を左右するようになっていることも、導入の理由です。優秀な人材は、複数の企業から声がかかっています。対応が遅れれば、他社に決められてしまいます。採用管理システムを使えば、応募者への対応を素早く行え、選考をスピーディーに進められます。対応の遅れによる機会損失を防げることは、採用管理システムの大きな価値です。採用業務の効率化とスピードアップが、システム導入の主な理由です。内定辞退の防止は 内定辞退を減らす方法 もあわせてご覧ください。

得られるメリット

採用管理システムを導入することで、次のようなメリットが得られます。まず、採用担当者の業務負担が、大きく軽減されます。煩雑な情報管理や事務作業が自動化・効率化されることで、担当者は、候補者の見極めや、自社の魅力を伝えることといった、より重要な業務に集中できます。人手が限られている企業ほど、この効果は大きくなります。

また、選考の状況が可視化されることで、対応の抜け漏れや遅れが防げます。「連絡を忘れていた」「対応が遅れて辞退された」といった、防げたはずの機会損失を減らせます。さらに、採用に関わる複数の人が、同じ情報を共有できるため、連携がスムーズになります。人事と現場が、同じシステムで候補者の情報を見られれば、選考の判断も迅速になります。加えて、採用活動をデータで振り返り、改善につなげられることも、長期的には大きなメリットです。業務効率、機会損失の防止、連携の強化、改善——採用管理システムは、採用のさまざまな面を底上げします。

費用相場と料金体系

採用管理システムの費用は、料金体系によって異なります。多くは、月額制で提供されており、代表的なのは次のような考え方です。

• 月額固定型：毎月一定の費用で利用できる
• 従量型：採用人数や、登録できる求人数などに応じて費用が変わる
• 初期費用＋月額：導入時の初期費用に加え、月額の利用料がかかる

費用は、システムの機能の充実度や、利用する規模によって大きく変わります。基本的な機能に絞ったものであれば、比較的安価に利用できますが、高度な機能を備えたものは、費用も高くなります。また、無料で使えるものや、小規模なら低コストで始められるものもあります。費用を検討する際は、単に安さだけでなく、自社に必要な機能が備わっているか、その費用に見合う効率化が得られるかという、費用対効果の視点で考えることが大切です。まずは、自社の採用規模と、必要な機能を整理したうえで、比較しましょう。

システムの種類

採用管理システムには、いくつかのタイプがあります。まず、中途採用向け、新卒採用向け、アルバイト採用向けなど、対象とする採用の種類によって、得意分野が異なるものがあります。自社が主に行う採用の種類に合ったシステムを選ぶことが大切です。それぞれの採用には、独自の進め方や必要な機能があるため、それに対応したシステムのほうが、使いやすくなります。

また、機能の範囲によっても、システムは分かれます。応募者管理に特化したシンプルなものから、採用サイトの作成や、求人媒体との連携、内定者のフォローまで、幅広くカバーする多機能なものまであります。多機能なものは便利ですが、その分、費用も高く、使いこなすのに手間がかかることもあります。自社に本当に必要な機能は何かを見極め、過不足のないシステムを選ぶことが、無駄なく活用する鍵です。多機能であればよい、というわけではありません。

選び方のポイント

採用管理システムを選ぶ際は、いくつかのポイントを確認しましょう。まず、自社の採用規模や、採用の種類に合っているかです。前述のとおり、システムには得意分野があります。自社の採用スタイルに合ったものを選ぶことで、効果を最大限に引き出せます。次に、使いやすさです。どれだけ高機能でも、操作が複雑で、現場が使いこなせなければ意味がありません。実際に使う人が、直感的に操作できるかを、確認することが大切です。

また、既存の求人媒体や、他のツールと連携できるかも重要です。普段使っている求人媒体と連携できれば、応募者情報が自動で取り込まれ、手間が省けます。さらに、導入後のサポート体制も確認しておきましょう。使い方が分からないときや、トラブルが起きたときに、サポートを受けられると安心です。多くのシステムでは、無料のお試し期間が用意されています。契約前に、実際に試して、自社に合うかを確かめることをおすすめします。費用、機能、使いやすさ、連携、サポートを総合的に見て選ぶことが大切です。

導入を成功させるには

採用管理システムは、導入すれば自動的に効果が出るわけではありません。うまく活用するには、いくつかの工夫が必要です。まず、導入の目的を明確にすることです。「何を解決したいのか」「どの業務を効率化したいのか」をはっきりさせることで、必要な機能が見え、システムを効果的に使えます。目的があいまいなまま導入すると、多くの機能を使いこなせず、宝の持ち腐れになりかねません。

また、実際に使う人が、無理なく使い始められるよう、配慮することも大切です。新しいシステムの導入は、現場にとって、慣れるまで負担になることもあります。最初は基本的な機能から使い始め、徐々に活用の範囲を広げていく、という進め方が現実的です。関係者に使い方を共有し、みんなが使える状態をつくることで、システムの効果が発揮されます。採用管理システムは、導入がゴールではなく、使いこなしてこそ価値が生まれるツールです。目的を持って、着実に定着させていくことが、導入成功の鍵です。

向いている企業

採用管理システムは、とくに次のような企業で効果を発揮します。まず、応募者の数が多く、管理が煩雑になっている企業です。応募が増えるほど、表計算ソフトやメールでの管理は限界に近づき、抜け漏れや対応の遅れが起きやすくなります。採用管理システムを使えば、多くの応募者を、正確に、効率よく管理できます。応募者数が多い企業ほど、システムの効果は大きくなります。

また、複数の求人媒体を使っていたり、採用に複数の人が関わっていたりする企業にも向いています。応募の経路が多いほど、情報は散らばりやすく、一元管理の価値が高まります。採用に関わる人が多いほど、情報を共有し、連携をスムーズにする効果が生きてきます。逆に、採用の頻度が低く、応募者もごく少数という企業では、システムを導入しても、その効果を十分に生かせないこともあります。自社の採用の規模や体制を踏まえ、システムの導入が費用に見合うかを見極めることが大切です。導入ありきではなく、自社の課題を解決する手段として、検討することが重要です。

注意点

採用管理システムを導入する際には、いくつか注意すべき点があります。まず、多機能なシステムほどよい、と考えないことです。機能が多くても、自社が使わない機能ばかりでは、費用の無駄になります。自社に本当に必要な機能を見極め、それに合ったシステムを選ぶことが大切です。高機能で高価なものより、シンプルでも自社に合ったもののほうが、うまく活用できることもあります。

また、採用管理システムは、応募者の個人情報を扱うため、情報の管理には十分な注意が必要です。応募者から預かった大切な情報を、適切に保護できる、信頼できるシステムを選びましょう。セキュリティ対策がしっかりしているか、情報の取り扱いに関する方針が明確かを、確認することが重要です。応募者の個人情報を守ることは、企業としての責任であり、信頼にも関わります。便利さだけでなく、情報を安全に扱えるかという視点も、忘れずに持つことが大切です。

採用費の負担を平準化する

採用管理システムの導入には、初期費用や月額の利用料がかかります。加えて、採用活動そのものにも、求人媒体費や人材紹介料など、さまざまな費用が必要です。システムの導入費用と、採用チャネルへの費用が重なると、資金繰りの負担が大きくなることがあります。とくに、採用を強化する時期には、費用が集中しがちです。

こうした採用に関わる費用を、月々の分割払いにして平準化できれば、負担を抑えながら、採用体制を整えられます。まとまった費用を一括で負担するのではなく、月々に分けることで、手元資金を厚く保てます。採用管理システムを導入し、採用を効率化する投資の効果が、採用の成果として表れるまでには、一定の時間がかかります。その間、資金の負担をならしておくことで、腰を据えて採用に取り組めます。詳しくは 採用の紹介料・費用を分割払いにする方法 をご覧ください。

※採用関連費用96万円・12ヶ月分割の場合の目安。

よくある質問

まとめ

• 採用管理システム（ATS）は採用の情報と業務を一元管理し効率化するツール
• 導入で業務負担の軽減・機会損失の防止・連携強化が得られる
• 選び方は採用規模との相性・使いやすさ・連携・サポートを総合的に
• 多機能が正解とは限らない。採用費は分割払いで平準化できる

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